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プライバシーポリシー

Privacy Policy

個人情報保護方針について

当弁護士法人は、採用活動をするために個人情報を活用させていただくことがあります。

したがって、個人情報の活用に当たっては、適正かつ厳重な保護管理を行う責任があります。

当弁護士法人は、従来から個人情報保護に努めてまいりましたが、さらにブロードバンド時代の進展の中で、個人に関する情報を適切に管理できるようにすることが重要と考え、個人情報保護のための基本方針を以下に宣言します。

基本方針

  1. 個人情報の収集、利用及び提供にあたっては、できる限りその目的を特定するとともに目的外利用を厳に禁止します。
  2. 個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守します。
  3. 個人情報を管理する際は、管理責任者を置き、適切な管理を行うとともに、外部への流出防止に努めます。また、外部からの不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等の危険防止に対して、適切かつ合理的なレベルの安全対策などの未然防止に万全を期すとともに、事故発生のリスクに対して速やかに是正処置を講じます。
  4. 個人情報の利用は、収集目的の達成のために必要な範囲に限り、お客様の権利を損なわないように十分配慮して行います。また、法令及びその他の規範で特に定められている事項に該当する場合を除き、お客様ご自身の同意なしに業務委託先以外の第三者に開示・提供致しません。
  5. 個人情報に関する苦情および相談に,適切かつ迅速に対応いたします。
  6. 個人情報保護マネジメントシステムは、今後の情勢変化に沿って継続的に改善します。
  7. 利用目的に必要なお客様の個人情報の保存期間を定め、保存期間経過後又は利用目的達成後は、お客様の個人情報を遅滞なく消去いたします。ただし、法令及びその規範で特に定められている事項に該当する場合はこの限りではありません。
  • 2012年10月1日 制定
  • 2015年5月22日 改訂
  • 代表社員 金﨑 浩之
  • 個人情報保護管理者 山岸純

弁護士法人ALG&Associatesでは、以下のプライバシーポリシーを設定し、当事務所をご利用になる方々の個人情報について最大限の注意をもって取り扱っております。

  1. 1. 個人情報の取得

    弁護士法人ALG&Associatesでは個人情報の取得につき、以下のように定めています。

    (1)法律事務の依頼者からの個人情報の取得

    弁護士及び職員は、法律事務の依頼者から個人情報を取得する際は、次の手順に従った適切な取得を遵守します。

    1. 依頼者から法律相談を受け、法律事務を受任する際において、直接、書面にて個人情報を取得する場合は、個人情報の利用目的、利用範囲、開示手続等を明記した「個人情報取扱同意書」にご署名等を頂き、個人情報の取得につき同意を頂きます。
    2. 当事務所のウェブサイト、または電子メール等を通じて個人情報を取得する場合は、当事務所のウェブサイトに個人情報の利用目的、利用範囲、開示手続等を掲載する方法をもって通知し、同意頂いた方からのみ個人情報を取得します。

    (2)セミナー等参加者からの個人情報の取得

    弁護士及び職員は、弁護士法人ALG&Associatesが主催し、参画し又は参加するセミナー、講演会、親睦会、弁護士法人ALG&Associates所属の弁護士が執筆する書籍、論稿、記事若しくは弁護士法人ALG&Associatesが提供する各種ニューズレター、リーガルサービス(以下、「各種セミナー、書籍、ニューズレター、リーガルサービス」といいます。)の利用案内又は紹介を目的として個人情報を取得する際は、次の手順に従った適切な取得を遵守します。

    1. 「申込書」等をもって個人情報を取得する場合、所定の用紙に利用目的、利用範囲等を掲載する方法をもって通知し、個人情報を取得します。
    2. 弁護士又は職員との名刺交換によって個人情報を取得する場合、口頭にて利用目的、利用範囲等を伝達する方法をもって通知し、口頭での同意をもって個人情報を取得します。

    (3)受託業務として個人情報を取得する場合の取扱

    弁護士及び職員は、受託業務として個人情報の提供又は委託を受ける場合、個人情報保護管理者の責任において個人情報を取得し、取り扱います。

    1. 顧客に対し、個人情報の適正な取得のため、個人情報の取得・取扱等に関する文書をもって要請し、確認します。
    2. 受託業務を依頼する顧客に関する「顧客一覧表」を作成し、追加又は変更の管理をします。

    (4)特定の機微な個人情報の取得、利用及び提供

    弁護士及び職員は、利用目的を達成させるために特定の機微な個人情報が必要な場合、本人に通知し、同意を得て、取得、利用及び提供します。

    (5)個人情報の新規取得、取扱変更

    当事務所が保有する個人情報に対して、新規の種類の個人情報の取得、又はそのいずれかを変更する場合は、「個人情報取得・取扱申請書」にて、個人情報保護管理者の決裁を受けるものとします。

  2. 2. 個人情報を利用する目的

    弁護士法人ALG&Associatesでは依頼者及びセミナー等参加者の個人情報の利用目的について以下のとおり定めています。

    利用目的

    1. ご依頼を頂いた法律事務の遂行
    2. 各種公的書類の取得、登記、登録業務
    3. 各種照会業務等
    4. 各種連絡
    5. 各種セミナー、書籍、ニューズレター、リーガルサービスの紹介及び提供
  3. 3. 個人情報の利用・提供・委託

    弁護士法人ALG&Associatesでは個人情報の利用、提供、委託について以下のとおり定めています。

    (1)個人情報の利用

    1. 弁護士及び職員は、特定した利用目的を十分に認識して、当該利用目的の範囲内で個人情報を利用するものとし、目的外利用をしません。なお、目的範囲外に該当するか不明な際は、個人情報保護管理者に相談して対処します。
    2. 特定の機微な個人情報を認識し、慎重に取扱うものとします。
    3. 目的の範囲を超えて個人情報を利用することが発生した際は、法令などに基づく場合などを除き、個人情報保護管理者の承諾を得て、事前に「個人情報の目的外利用及び提供に関わる同意書」にて本人に通知し、同意を得るものとします。

    (2)個人情報の利用目的の公表

    弁護士法人ALG&Associatesのウェブサイトに個人情報の利用目的、利用範囲、開示手続等に関するページを掲載し、公表します。

    (3)個人情報の提供

    1. 個人情報を提供する場合は、特定した利用目的の範囲内で行います。
    2. 利用目的の範囲を超えて個人情報を提供することが発生した場合、法令などに基づく場合などを除き、事前に「個人情報の目的外利用及び提供に関わる同意書」にて本人に通知し、同意を得るものとします。

    (4)個人情報の委託

    1. 個人情報を委託する場合は、特定した利用目的の範囲内で行います。
    2. 「委託先管理規程」に基づき、委託先として、十分な個人情報の保護水準を満たす者を選定し、契約の締結や覚書などにより、委託先における個人情報の保護水準を担保します。
    3. 利用目的の範囲を超えて個人情報を委託することが発生した場合、事前に「個人情報の目的外利用及び提供に関わる同意書」にて本人に通知し、同意を得るものとします。

    (5)提供先・委託先担当者等の個人情報の利用

    提供先・委託先担当者等の個人情報は、業務運営上の連絡のためのみに利用し、目的外利用をしません。

  4. 4. 個人情報の管理

    弁護士法人ALG&Associatesでは取扱う個人情報のすべてに対し管理手順を定め、適切な業務遂行を遵守します。

    (1)個人情報の入力・利用・加工の措置

    • ア. 個人情報の正確性の確保
      • 個人情報の入力、記入等に際し、入力チェック、確認チェックなどにより、正確性を確保します。
      • 取得した個人情報の正確性が疑われる場合、正誤を本人に確認するように努めます。
    • イ. データ等の加工
      • 取得した個人情報のデータベース化等の加工は、利用目的の範囲内で行います。
    • ウ. 個人情報の複写
      • 個人情報を複製する場合、複製数、複製した物の配布先等について、必要最低限に限ることとします。
      • 個人情報の複製物の再複製を制限します。
    • エ. 個人情報の出力管理
      • 個人情報が掲載された文書、電子媒体、その他のデータを出力した物について不正処理を予防します。
      • 個人情報のデータを出力する場合、プリンタ等の出力装置から出力が完了するまで確認し、不用意に外部の者の目にふれたり、漏えいしないように努めます。
    • オ. 個人情報のラベリング
      • 個人情報が格納されたファイルには、背表紙などに個人情報を格納したファイルであることを識別できる表示をします。
      • 個人情報を入れた封筒には、必要に応じ重要、親展等の表記を行います。
      • 個人情報が記録された電子媒体には、ラベル、シール等で個人情報が記録された電子媒体であることを識別できる表示をします。
    • カ. 電子媒体の利用制限
      • 個人情報を記録した電子媒体は、必要最低限の利用のみ許可するものとし、アクセス制限、暗号化、ファイル等へのパスワード設定等により利用制限を補完します。
    • キ. パスワード管理
      • 弁護士及び職員が使用するパソコンには、ログインパスワードを使用します。また、パスワードは「情報システム管理規程」に従い管理します。

    (2)個人情報の移動、送信

    • ア. 持ち出し時の管理
      • 個人情報が格納されたファイル、個人情報を記録した電子媒体等を事務所外に持ち出す場合、当該媒体の種類に応じて、持ち出し、返却の有無等を管理します。
      • 紛失、盗難等を防止するため、持ち出し中は常にその所在、状態等につき注意します。
    • イ. 郵送時
      • 個人情報が格納されたファイル、個人情報を記録した電子媒体等を発送する場合は、発送先を必要最小限の者に限定し、発送する文書等の名称、宛先等を管理します。
      • 郵送途中で個人情報が漏えいしたり、改ざんされたりすることのないよう、梱包、配送業者等の選定に注意します。
      • 発送する個人情報の種類等に応じ、適切な郵送方法を選択し、また郵送記録を保存します。
    • ウ. 電子メール送信
      • ・電子メールを使用して個人情報のデータ等を送信する場合、「情報システム管理規程」に従い、パスワードを設定する等して漏えい防止に努めます。
      • 初めて電子メールを送信する相手の場合、まずテストメールを送信し、相手への到達を確認します。
    • エ. ファックス送信
      • 送信先は必要最小限に限定します。
      • 送信前に、送信者以外の者による送信先番号の確認を経てから送信します。
      • 場合により送信後、受信の有無を電話等で確認します。

    (3)個人情報の保管・バックアップの措置

    • ア. 保管及び管理
      • 個人情報が格納されたファイル、個人情報を記録した電子媒体等は、施錠可能なロッカー等に格納し、施錠の管理及び鍵の管理を行います。
      • 個人情報をサーバやPCのハードディスク等に保存する場合、「情報システム管理規程」に従い、パスワードの設定、アクセス制限、暗号化等のセキュリティ対策を講じます。
    • イ. 個人情報を記録した電子媒体等のバックアップ
      • 個人情報を保存したハードディスク等のデータのバックアップは、「情報システム管理規程」に従い、サーバで定期的に行います。

    (4)個人情報の廃棄、消去等の措置

    • ア. 文書の廃棄

      個人情報を記入し、印刷した文書等は、用途を終えた後、専用の廃棄ボックスへ収納し、一日の業務終了時に裁断(シュレッダー)して処分します。

    • イ. 電子媒体の廃棄・消去
      • データ消去等が可能な電子媒体の場合、データを消去の上、初期化して廃棄します。
      • データ消去が不可能な電子媒体は、裁断、破砕して廃棄します。
    • ウ. 法律事務に関する記録の廃棄
      • 受任した法律事務に関する記録の廃棄は、「案件ファイル管理手順」に従って施錠された倉庫にて一定期間保管した後、「案件ファイル廃棄手順」に従って廃棄します。
      • 廃棄を業務委託する場合、弁護士法人ALG&Associatesが秘密保持契約を締結した企業に行わせ、廃棄証明書等を受領し管理します。

    (5)貸与携帯電話の管理

    • 弁護士法人ALG&Associatesが弁護士、職員に貸与した携帯電話にはロック機能等を設定し、盗難、紛失時の個人情報の漏えいを防止します。
    • 個人情報保護管理者は、貸与携帯電話に記録された対象者の氏名、電話番号、メールアドレス等を、「貸与携帯電話・アドレス管理表」に登録し管理します。また、3か月に一度程度、対象者の追加、停止、削除等に伴って、「携帯電話・アドレス管理表」を更新し、最新の情報にします。
    • 当該携帯電話の貸与を受けた弁護士、職員が盗難に遭い、またはこれを紛失した場合、速やかに個人情報保護管理者に連絡します。この場合、弁護士法人ALG&Associatesは「個人情報保護危機管理手順」に従い、迅速かつ適切な対応に努めます。

    (6)個人情報の管理監督

    個人情報保護管理者は、弁護士、職員が取り扱う個人情報につき、取扱い状況の監視、各種規程の遵守状況、及び残存リスクの状況を管理監督します。

  5. 5. プライバシーポリシーの変更

    弁護士法人ALG&Associatesプライバシーポリシーの内容は、予告なく変更されることがあります。変更後のプライバシーポリシーについては、弁護士法人ALG&Associatesのウェブサイトに掲載した時から効力を生じます。

  6. 6. 個人情報に関するお問い合わせ先

    弁護士法人ALG&Associates

    〒163-1128

    東京都新宿区西新宿6丁目22番1号 新宿スクエアタワー28階

    TEL:03-4577-0705

    受付時間:9:30~18:30(土・日・祝祭日・年末年始を除く)

    • 2014年8月26日 制定
    • 2017年3月21日 改訂
    • 個人情報保護管理者 山岸純